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Frau im Büro arbeitet am Laptop, Wasserglas und Telefon auf dem Schreibtisch.

E-Rechnung

Verpflichtungen, Formate und Anforderungen für Unternehmen

Seit 2025 ist die E‑Rechnung ein zentraler Baustein der digitalen Rechnungsstellung in Deutschland. Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können, ihre internen Prozesse entsprechend anzupassen und die Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungsformate sicherzustellen.

Gesetzliche Pflicht

E‑Rechnungen gewinnen für Unternehmen zunehmend an Bedeutung.

Optimierte Prozesse

Digitale Rechnungen beschleunigen die Bearbeitung und verringern den administrativen Aufwand.

Digitale Zukunft

E‑Rechnungen unterstützen moderne, effiziente und sichere Geschäftsprozesse.

Hinweis: Zum 1. Januar 2027 stellen wir die Konto- und Kreditabrechnungen für unsere Firmenkunden auf das gesetzlich vorgesehene Format der E‑Rechnung um.

Bitte beachten Sie daher Folgendes:

  • Ihre Abrechnungen erhalten Sie künftig ausschließlich über Ihr elektronisches Postfach oder Ihre Zahlungsverkehrssoftware.
  • Der Versand an eine von Ihnen angegebene E‑Mail-Adresse ist nicht möglich.
  • Eine postalische Zustellung entfällt ab diesem Zeitpunkt.
  • Für den Abruf benötigen Sie einen Online-Zugang.

Bitte sorgen Sie rechtzeitig dafür, dass Ihr Online-Zugang eingerichtet ist:

  • Prüfen Sie, ob Sie bereits über einen Online-Zugang verfügen.
  • Falls nicht, richten Sie jetzt Ihren Online-Zugang für Firmenkunden ein.

Der Online-Zugang für Firmenkunden wird nicht zentral für das Unternehmen eingerichtet, sondern stets einer vertretungs- oder verfügungsberechtigten natürlichen Person zugeordnet. Bitte prüfen Sie daher rechtzeitig, ob für die zuständige Person bereits ein Zugang vorhanden ist oder noch eingerichtet werden muss.

FAQ zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Wesentlich ist, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar sind und automatisiert elektronisch verarbeitet werden können. Nur Dokumente, die diese technischen Voraussetzungen erfüllen, gelten rechtlich als E‑Rechnung.

Für Unternehmen bedeutet dies, Rechnungen so zu erstellen und zu verarbeiten, dass die enthaltenen Daten digital ausgelesen und ohne Medienbruch in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übernommen werden können. Damit bildet die E‑Rechnung eine wichtige Grundlage für durchgängige digitale Rechnungsprozesse, automatisierte Buchhaltung und effizientere Abläufe.

Davon abzugrenzen sind sonstige elektronische Rechnungen: Eine per E‑Mail versandte PDF-Datei gilt seit 2025 nicht als E‑Rechnung. Gleiches gilt für Formate wie TIFF, JPEG oder DOCX. Diese Dateien sind zwar digital, enthalten jedoch in der Regel keine strukturierten und maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Für eine E‑Rechnung ist daher ein standardisiertes, maschinenlesbares Format erforderlich.

Welche Ziele verfolgt die Einführung und welcher Zeitrahmen ist vorgesehen?

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 wurde die Einführung der E-Rechnung in Deutschland offiziell auf den Weg gebracht. Seitdem wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich schrittweise zum neuen Standard für Unternehmen.

Ziel der E-Rechnungspflicht ist es, Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten, die Buchhaltung zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Unternehmen sollen dadurch Rechnungen schneller, strukturierter und digital verarbeiten können. Gleichzeitig unterstützt die E-Rechnung die Digitalisierung von Finanz- und Verwaltungsprozessen und schafft die Grundlage für eine moderne, standardisierte Rechnungsstellung.

Auch auf europäischer Ebene wird die Entwicklung weiter vorangetrieben: Mit der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) plant die EU ein elektronisches Meldesystem für Umsatzsteuerdaten. Ursprünglich war die Umsetzung bis 2028 vorgesehen. Inzwischen wird jedoch auch über eine spätere Einführung ab 2030 oder 2032 diskutiert. Für Deutschland ist ein nationales Meldesystem derzeit erst dann geplant, wenn die europäische Lösung beschlossen und umgesetzt ist.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer langfristigen Entwicklung hin zu digitalen, standardisierten und effizienteren Rechnungsprozessen in Deutschland und der EU.

In welchen Formaten können E‑Rechnungen erstellt und empfangen werden?

Für die elektronische Rechnungsstellung sind 2026 insbesondere die Formate XRechnung, ZUGFeRD sowie – in bestimmten Anwendungsfällen – EDI-Formate relevant. Voraussetzung ist jeweils, dass das eingesetzte Format die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt oder eine interoperable Verarbeitung ermöglicht.

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Es kann von IT-Systemen automatisiert verarbeitet werden, ist jedoch ohne geeignete Software nicht unmittelbar lesbar. Für die Anzeige und Prüfung einer XRechnung benötigen Empfängerinnen und Empfänger daher eine entsprechende Anwendung.

ZUGFeRD ist ab Version 2.0.1 ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem visuell lesbaren PDF-Dokument. Dadurch kann die Rechnung sowohl automatisiert verarbeitet als auch direkt von Personen gelesen werden. Die deutsch-französische Variante dieses Formats wird unter der Bezeichnung Factur-X verwendet.

EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten nach festgelegten Standards. Zu den verbreiteten EDI-Standards zählt beispielsweise EDIFACT. Daneben gibt es Formate wie UBL, die auf einer XML-Struktur basieren. Künftig müssen auch EDI-Rechnungen die Vorgaben der EN 16931 erfüllen oder mit dieser interoperabel sein. Da dies bislang nicht bei allen EDI-Formaten gegeben ist, sind in vielen Fällen Anpassungen erforderlich.

Wer ist zum Empfang von E‑Rechnungen verpflichtet und wer muss sie ausstellen?

Seit 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E‑Rechnungen empfangen können. Diese Empfangspflicht gilt auch für Freiberuflerinnen und Freiberufler sowie Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer. Unternehmen, die geschäftliche Rechnungen erhalten, müssen daher technisch und organisatorisch in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Für die Ausstellung von Rechnungen gelten 2026 weiterhin Übergangsregelungen. Papierrechnungen dürfen grundsätzlich noch versendet werden. Auch andere elektronische Formate, beispielsweise PDF-Rechnungen, sind weiterhin zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Die verpflichtende Ausstellung von E‑Rechnungen wird schrittweise eingeführt.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bestehen schon länger besondere Regelungen. In diesem Bereich ist die elektronische Rechnungsstellung grundsätzlich schon verbindlich.

Wie archiviere ich E‑Rechnungen korrekt?

E‑Rechnungen müssen entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsvorgaben acht Jahre lang archiviert werden. Dabei ist das elektronische Originalformat zu erhalten. Eine bloße Ablage als Screenshot oder als umgewandelte PDF-Datei reicht daher nicht aus und ersetzt nicht die Archivierung der ursprünglichen E‑Rechnung.

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